Autorità Garante per la Protezione dei dati personali-Parere su istanza di accesso civico 15 ottobre 2020 n. 9483596: Ordini di servizio della Polizia locale – Responsabile della trasparenza del Comune di Milano

Istanza di accesso civico - Richiesta di riesame – Controinteressato – Illegittimità del provvedimento di accoglimento parziale istanza di accesso civico – Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune – Garante – Accesso civico parziale.

Richiesta di ostensione della documentazione - Ostensione dei nominativi dei soggetti interessati – Limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Accesso civico - Interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà del personale - Violazione del principio di minimizzazione dei dati - Pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali - Art. 5-bis, comma 2, lett. a) D. lgs. n. 33 del 2013.

Tipologia e natura dei dati e delle informazioni personali – Accesso civico parziale – Oscuramento dei nominativi dei soggetti interessati non concesso.

Nell’ambito di un procedimento relativo a una richiesta di riesame presentata da un soggetto controinteressato su un provvedimento di accoglimento parziale di un’istanza di accesso civico, il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune chiedeva al Garante il parere previsto dall’art. 5 comma 7, del d. lgs n. 33/2013. In particolare, successivamente alla richiesta di accesso civico ai sensi dell’art. 5 comma 2, del d. lgs. n. 33 del 2013 avente ad oggetto il rilascio di copia di alcuni documenti determinati, l’Amministrazione aveva accordato un accesso civico parziale rifiutando invece le altre richieste per motivi inerenti alla protezione dei dati personali e all’impossibilità di anonimizzare la documentazione richiesta.

Il richiedente l’accesso civico ha quindi presentato una richiesta di riesame al Responsabile della trasparenza del provvedimento di accoglimento parziale (art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013), ritenendolo non legittimo e insistendo nelle proprie richieste, chiedendo l’ostensione di tutta la documentazione previo oscuramento dei nominativi dei soggetti interessati. Il Garante ha ricordato che i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).

Nel caso di specie, il Garante ha ritenuto che il Comune in questione, avesse correttamente respinto l’accesso civico alla documentazione richiesta. In ragione di ciò, ha precisato il Garante, che considerando il particolare regime di pubblicità dei dati e informazioni ricevuti tramite l’istituto dell’accesso civico, la relativa ostensione, potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà del personale in violazione del principio di minimizzazione dei dati e arrecando proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall'art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33 del 2013.

In conclusione, ha ritenuto di dover evidenziare il fatto che debba sempre tenersi conto della tipologia e della natura dei dati e delle informazioni personali, anche di dettaglio, contenuti negli ordini di servizio – di tipo preventivo e consuntivo – richiesti, quali per ogni singolo lavoratore. Di conseguenza, anche il semplice accesso civico parziale mediante oscuramento dei nominativi dei soggetti interessati non eliminerebbe del tutto la possibilità che questi ultimi possano essere re-identificati, anche all’interno dello stesso luogo di lavoro, tramite gli ulteriori dati di dettaglio e di contesto contenuti nella documentazione richiesta o mediante altre informazioni in possesso di terzi.